O Mailfence é uma solução repleta de inúmeros recursos. Por isso, criamos O guia definitivo para ajudar você a navegar pela nossa solução sem problemas.

Como começar a usar o Mailfence

Depois que você se registrar e confirmar seu endereço de e-mail de notificação. Faça login com seu nome de usuário e senha e você estará a apenas um passo de criar seu próprio endereço de e-mail do Mailfence.

Primeiro, escolha um alias no menu suspenso à esquerda. Em seguida, à direita, escolha entre os diferentes domínios disponíveis.

O Mailfence tem 4 ferramentas: Mailfence Email, Mailfence Calendar, Mailfence Documents e Mailfence Contacts. Os Grupos do Mailfence permitem que você colabore com outros usuários do Mailfence.

Mailfence Email

Como redigir um e-mail

Clique no componente Email e, em seguida, clique no botão azul chamado “New” (Novo).

A partir daí, preencha os campos Subject e To. Escreva sua mensagem. O e-mail parece muito chato? A formatação de rich text será sua nova melhor amiga. Para ativar a formatação de rich-text, clique no retrato do seu perfil no canto superior direito -> Configurações -> Mensagens -> Geral ->Formatação -> Formatação de rich-text.

Você pode escolher o estilo, o tamanho e a cor da fonte. Todos os e-mails incluem uma assinatura padrão “enviado com https://mailfence.com”. Você pode mantê-la para mostrar aos seus amigos que usa um e-mail seguro e privado ou pode configurar uma assinatura personalizada.

Redefinir sua senha do Mailfence

Há duas maneiras de redefinir sua senha do Mailfence. Para obter mais informações, visite este artigo da KB.

Configurações de formatação e muito mais

As Configurações gerais da mensagem contêm várias opções para você personalizar o e-mail do Mailfence.

Por padrão, para sua proteção, o Mailfence não carrega imagens e outros conteúdos ativos de fontes externas nos e-mails recebidos. Você pode restringir isso ainda mais em Configurações -> Mensagens-> Geral -> Modo de exibição.

Convidamos você a brincar com as configurações e ver quais são as que mais lhe agradam.

Configurar assinaturas personalizadas

Para configurar uma assinatura personalizada, clique no link de assinatura personalizada. As assinaturas personalizadas acrescentam personalidade ao enviar um e-mail. Especialmente se você for proprietário de uma empresa. Você pode aplicá-lo automaticamente em todos os e-mails que enviar ou aplicá-lo manualmente.

Mantenha tudo organizado

Se você planeja enviar muitos e-mails, talvez queira criar modelos para acelerar o processo. Além disso, para manter suas pastas organizadas, você pode criar tags/rótulos.

Por padrão, o Mailfence Email vem com 5 pastas padrão. Para criar uma pasta adicional, basta clicar com o botão direito do mouse em uma das pastas e selecionar “Nova pasta”. Saiba mais sobre o gerenciamento de pastas.

O que são filtros e como usá-los

Os filtros são regras que você pode implementar em suas mensagens para executar determinadas ações. Por exemplo, você pode definir filtros para colocar determinados domínios/endereços de e-mail na lista negra.

Observação: Não disponível no plano gratuito.

Whitelisting: como funciona?

A lista de permissões permitirá que você desative o filtro antispam em domínios e endereços de e-mail dos quais você deseja receber e-mails. Quando um e-mail é enviado para a pasta de spam, a inclusão do endereço do remetente ou do domínio na lista de permissões garante que futuros e-mails não sejam mais enviados para a pasta de spam.

Observação: Esse é um recurso pago apenas.

Endereços de e-mail com domínios personalizados

Outro recurso poderoso do Mailfence é a capacidade de criar um endereço de e-mail com seu próprio domínio personalizado. Ter seu próprio domínio personalizado acrescenta profissionalismo, caráter e credibilidade.

Se você é proprietário de uma empresa, isso é absolutamente obrigatório. 2 pontos principais antes de passarmos para o próximo recurso:

Usando nossa barra de pesquisa

Implementamos uma pesquisa que pode ser usada para acessar facilmente e-mails, documentos, eventos do calendário e muito mais. Ela está localizada ao lado do retrato do seu perfil.

Como ela funciona? Se você não tiver selecionado uma ferramenta (Painel de boas-vindas ou Configurações), a ferramenta Pesquisar executará uma pesquisa em todos os componentes do Mailfence. Caso contrário, a pesquisa se aplicará apenas à ferramenta específica que você estiver usando: por exemplo, o Mailfence Email. Você também pode usar filtros avançados para restringir sua pesquisa. Clique no menu suspenso ao lado do termo de pesquisa. Você pode visualizar os filtros acima.

Aplicativo móvel Mailfence

Nosso aplicativo móvel é um bom companheiro se você quiser acessar sua conta enquanto estiver em trânsito. Todos podem usar nosso aplicativo, mesmo os usuários gratuitos.

Se quiser instalar nosso aplicativo móvel, você pode ir diretamente para as etapas de instalação.

Sincronizar o Mailfence com clientes de e-mail

Um dos muitos benefícios do Mailfence é que você pode usá-lo com todas as suas ferramentas favoritas. Projetamos o Mailfence tendo em mente a interoperabilidade, para que você possa sincronizar nossa solução de forma contínua e sem esforço. Você pode sincronizar o Mailfence via IMAP, POP e Exchange ActiveSync. Cada protocolo tem prós e contras, por isso recomendamos que você confira nossa análise sobre eles.

O que você deve considerar ao sincronizar o Mailfence com clientes de terceiros? Verifique se eles são compatíveis com os protocolos que utilizamos, mas verifique também se os clientes de e-mail são compatíveis com o OpenPGP para que você possa enviar e-mails criptografados por meio do cliente de e-mail deles. Aqui está uma lista de clientes compatíveis com o OpenPGP.

Observação: Esse é um recurso pago apenas.

Compartilhe sua caixa postal

Um valor agregado de uma caixa de correio compartilhada é que você não precisa fazer login em duas contas separadas; basta usar nossa função de caixa de correio compartilhada e você terá acesso a uma segunda caixa de correio. Isso permite a colaboração perfeita entre colegas, pois você não precisa compartilhar credenciais de login.

Para configurar uma caixa de correio compartilhada, consulte este artigo da KB. Depois disso, você poderá acessar a caixa de correio compartilhada:

Observação: Esse recurso exige que você tenha um plano PRO.

Assinaturas digitais

Você quer levar a segurança um passo adiante? Então, use a criptografia de ponta a ponta combinada com assinaturas digitais. Como funcionam as assinaturas digitais? Para começar, elas garantem que o remetente é quem ele diz ser e não um impostor. Em segundo lugar, a mensagem não foi adulterada em trânsito, portanto você pode abrir seus anexos ou simplesmente lê-la com total confiança. Por fim, o remetente não pode negar que não enviou a mensagem.

Migrar suas mensagens

Você pode usar a função de importação para importar mensagens de outro provedor no formato EML. Atualmente, a função de importação não se destina a arquivos grandes, a capacidade máxima é de 45 MB. Se isso for muito pequeno, você também pode mapear seu cliente via IMAP. O mapeamento via IMAP é apenas um recurso pago.

Se você estiver migrando do Outlook ou do Gmail, poderá seguir facilmente as etapas dos artigos vinculados e migrar para o Mailfence. O mesmo processo se aplica a outros provedores, como o Tutanota ou o Protonmail.

Faça backup de seus e-mails

Se você tiver uma assinatura paga, poderá fazer backup de seus e-mails com facilidade. Basta você acessar Settings -> General -> Back-up. Essa opção permite que até 250 MB sejam exportados em um determinado momento. Como alternativa, se você quiser exportar uma grande quantidade de mensagens, poderá exportá-las via IMAP.

Noções básicas de criptografia

Deixamos o melhor para o final: com o Mailfence, você pode criptografar de forma simétrica ou assimétrica.

A criptografia simétrica define uma senha para criptografar sua mensagem. Você precisa compartilhar essa senha (por SMS, mídia social, mensagem instantânea, pessoalmente) para que o destinatário possa descriptografar a mensagem. Além disso, você pode definir uma dica de senha para ajudar o destinatário, mas faça um favor a si mesmo e não a torne muito óbvia.

Com a criptografia assimétrica, você criptografa a mensagem com a chave pública do destinatário e o destinatário a descriptografa com sua chave privada. É altamente recomendável que você consulte nossos artigos dedicados no blog sobre os dois métodos de criptografia.

O método escolhido deve depender do que você prefere. Nosso artigo sobre criptografia simétrica vs. assimétrica ajudará você a esclarecer as coisas.

Grupos do Mailfence

O Mailfence Groups permite que você e sua equipe colaborem de forma eficiente. Dessa forma, você não precisará recorrer a serviços de grupos externos que rastreiam você e sua equipe.

Os grupos permitem que você faça o seguinte:

Para criar um grupo, clique no retrato do seu perfil -> Configurações -> Grupos -> Criar um grupo OU Entrar em um grupo existente.

Para obter a lista completa de recursos do Mailfence Groups, visite nossa página de documentação que descreve todos os detalhes da função de grupo.

Guia definitivo sobre documentos do Mailfence

O Mailfence Documents é um espaço de armazenamento e edição de documentos. Assim como o Mailfence Email, ele tem muitos recursos que aumentam a colaboração e a conveniência. Por exemplo, você pode conceder direitos específicos aos membros do grupo para que eles possam ter acesso direto a um documento compartilhado ou pode configurar uma unidade virtual para acessar os documentos armazenados na nuvem diretamente de sua máquina.

Noções básicas de documentos

Para começar, vá para o componente Documentos. Clique no botão azul “New” (Novo) e faça upload ou crie um novo documento. Agora vamos ver o que você pode fazer depois de carregar o primeiro documento.

Anteriormente, falamos sobre a unidade virtual que permite que você acesse o Mailfence Documents mesmo sem estar na interface do Mailfence. Clique no retrato de seu perfil no canto superior direito -> Configurações. Role para baixo até que você veja a opção Documents-> Virtual drive, conforme ilustrado abaixo. Por fim, clique no seu sistema operacional e siga as instruções na tela.

Quando você pertence a um grupo, é simples. Tudo o que você precisa fazer é acessar a ferramenta Documentos do Mailfence e selecionar seu grupo no menu suspenso.

Depois de selecionar o grupo, você poderá ver os documentos do seu grupo e, se os seus direitos permitirem, poderá editá-los ou excluí-los. Para verificar seus direitos de acesso, basta clicar com o botão direito do mouse em um documento do grupo e clicar em direitos de acesso.

Edição e colaboração on-line

Se você for assinante de um de nossos planos pagos, terá a opção de editar documentos on-line sem precisar baixá-los. Para verificar se você pode editar on-line, basta clicar com o botão direito do mouse em um documento e clicar em “Edit Online”. O que é interessante nesse recurso é que você não precisa do MS Office ou de qualquer software de edição de documentos. Além disso, você e sua equipe podem editar o mesmo documento juntos, ao mesmo tempo.

Há algumas limitações, por exemplo, o recurso de edição on-line suporta o salvamento automático, mas haverá ocasiões em que você terá de salvar manualmente. Por fim, a capacidade máxima permitida do documento deve ser de 10 MB.

Função Drop Folder

Com a função de pasta suspensa, você pode enviar facilmente um documento para um membro do grupo em questão de segundos. Isso é útil porque você pode enviar um documento com segurança sem precisar enviá-lo por e-mail. Ele também cria uma cópia para você quando você solta o documento, para que você não seja afetado por nenhuma alteração no documento.

Converter para PDF

Com o Mailfence, você não precisa recorrer a serviços adicionais para fazer uma conversão de PDF. Temos um serviço integrado. Basta você clicar com o botão direito do mouse no documento escolhido e selecionar a opção final “Converter em PDF”.

Observação: esse é um recurso pago apenas.

Acesso público

Você pode compartilhar documentos publicamente com o recurso de acesso público. Digamos que você queira compartilhar um estudo de caso com seus colegas/amigos. Todos podem visualizar esse documento compartilhado publicamente, até mesmo usuários que não sejam do Mailfence, e sem autenticação.

Preste atenção ao que você compartilha. Não compartilhe documentos com informações confidenciais.

Migrar seus documentos para o Mailfence

Você está vindo de outro provedor? Você pode migrar documentos via WebDAV. Ele é uma extensão do HTTP que permite que os clientes executem a criação de conteúdo da Web. Basicamente, ele permite que você altere ou mova documentos em um servidor.

Se você estiver migrando do Google Drive ou do One-drive, leia nosso artigo específico.

Se você estiver migrando de outro serviço, ainda poderá se conectar a esse serviço se ele tiver um servidor WebDAV. Vá para Configurações -> Documentos-> Armazenamento externo.

Faça backup de seus documentos

Se você for um usuário pagante, poderá ir para Configurações -> Geral -> Backup e clicar em Documentos. Você também pode fazer backup de seus documentos na ferramenta Documentos.

Guia definitivo para o Mailfence Calendar

Nesta seção, responderemos a perguntas como: o que é o Mailfence Calendar e o que você pode fazer com ele. A ferramenta Mailfence Calendar é mais do que apenas um calendário em que você pode criar eventos, é uma ferramenta colaborativa em que você pode coordenar com sua equipe. Você pode criar enquetes e convidar sua equipe a participar. Você pode compartilhar seu calendário publicamente, o que significa que não precisa conceder direitos a cada indivíduo para visualizar esse calendário. Por fim, você também pode organizar reuniões. Vamos analisar cada um dos recursos do Mailfence Calendar.

Como começar a usar seu Personal Calendar

Para começar a usar seu calendário pessoal, acesse o componente Calendar. Lá você poderá criar um calendário ou uma enquete. Há uma variedade de coisas que você pode fazer:

Acessar outros calendários

No Mailfence Calendar, você também pode visualizar, editar e acessar outros calendários. Esse calendário pode ser um calendário de grupo ao qual você pertence ou até mesmo um calendário externo de serviços como o Outlook e o Google Calendar.

Você também pode visualizar os eventos do calendário dos membros do seu grupo. Por padrão, você poderá visualizar os intervalos de tempo ocupados e não os detalhes reais dos eventos do calendário. O proprietário de um calendário pode conceder direitos de acesso adicionais aos membros do grupo. Você pode conceder o direito READ, que permite que os membros do grupo leiam os detalhes dos eventos. Se você tiver recebido o direito de leitura e gravação, poderá não apenas visualizar, mas também editar e excluir eventos do calendário.

Criar vários calendários

Normalmente, o Mailfence permite que você tenha um calendário pessoal. No entanto, você pode ter vários calendários criando um grupo e usando os calendários do grupo como seus calendários.

Calendários de grupo e colaboração

A colaboração está no centro do Mailfence Calendar; você pode agendar facilmente eventos de grupo, enquetes ou até mesmo reuniões. Você pode convidar facilmente todos os membros do seu grupo com o simples toque de um botão. Para que isso funcione, primeiro você precisa se certificar de que pertence a um grupo.

Reuniões e pesquisas

O que é uma reunião? É um evento de calendário que tem participantes. Os eventos de calendário se tornam reuniões automaticamente quando você convida participantes. Tudo o que você precisa fazer é criar um novo evento de calendário e, no lado direito, selecionar adicionar um participante.

Com o Mailfence Polls, você não precisará recorrer a serviços de pesquisa on-line que o rastreiam incessantemente e vendem seus dados para outros serviços. Você pode convidar facilmente membros da sua lista de contatos e agendar suas reuniões sem complicações. O mais interessante é que os participantes não precisam de uma conta do Mailfence para participar.

Lembretes e tipos de lembretes

Que tipo de calendário seria esse se não tivesse lembretes? Há três tipos de lembretes que você pode usar por e-mail, pop-up nas mensagens instantâneas ou lembretes por SMS. Depois de configurar o evento, você pode escolher um dos três lembretes. Observação: os lembretes pop-up e SMS estão disponíveis apenas para usuários pagantes.

Sincronização móvel

Você pode sincronizar seu dispositivo móvel, seja ele Android ou iOS, para que possa acessar o Mailfence usando o protocolo Exchange ActiveSync.

Sincronização com o Outlook

Você também pode sincronizar o Outlook com o Mailfence. Sua conta do Mailfence será adicionada ao seu cliente Outlook. Observe que os dados que já estão presentes no Outlook não estarão visíveis para o Mailfence; você terá que importar esses dados manualmente.

Sincronização com o Thunderbird

Se você prefere um cliente de e-mail mais voltado para a privacidade, nós o ajudamos. Na verdade, preferimos alternativas voltadas para a privacidade em vez de softwares de grandes empresas de tecnologia.

Você pode sincronizar seu Calendário com o Thunderbird seguindo as etapas em nossa Base de Conhecimento.

Acesso de leitura e gravação com CalDAV

O que é o CalDAV? O CalDAV é um protocolo de acesso que permite que você sincronize o Mailfence com software de calendário de terceiros.

Importação e exportação

Você pode importar facilmente os eventos do calendário. Verifique se eles estão no formato iCAL/vCAL.

Faça backup do seu calendário

Ao ser um usuário pagante, você obtém muitos benefícios, como a possibilidade de fazer backup de seus calendários com 5 simples cliques. Vá para configurações -> Geral -> Backup -> Escolha a opção de calendário.

Guia definitivo para contatos do Mailfence

Esta seção explicará o que é o componente Mailfence Contacts e o que você pode fazer com ele. O Mailfence Contacts é uma ferramenta de gerenciamento de contatos que permite a você armazenar e editar contatos e muito mais. Ele é mais do que um simples catálogo de endereços. Com o Mailfence Contacts, você pode criar listas que permitem enviar e-mails para uma lista de contatos sem precisar digitar um destinatário de cada vez. Você também pode ter um catálogo de endereços de grupo no qual pode colaborar com sua equipe/família ou amigos.

Como começar a usar os contatos do Mailfence

Para começar, basta acessar a ferramenta Contatos e clicar no botão azul “Novo” para adicionar um contato, caso você ainda não o tenha feito. Além disso, quando estiver na seção de edição do seu contato, você poderá adicionar comentários, anexos, aniversários, detalhes de endereço e muito mais. Você também pode verificar os dados do seu contato. Essa função envia um e-mail solicitando que o contato revise seus dados. Um hiperlink nesse e-mail permite que esse contato visualize e edite os dados. Somente essa pessoa poderá visualizar e editar todos os dados (exceto a zona de comentários, invisível). Aqui está uma lista de coisas que você pode fazer com o Mailfence Contacts:

O que são listas de discussão e como criá-las

Uma lista de mala direta ou uma lista de contatos é uma lista com Você pode criar uma lista de discussão com vários contatos que permite agrupar facilmente os contatos e enviar e-mails para eles. Em vez de digitar os destinatários um a um no BCC ou CC, você pode importar seus contatos uma vez e criar uma lista de discussão. Você também pode enviar um fax ou um SMS.

Catálogo de endereços de grupo e recursos de colaboração

Ao utilizar nossa função de grupo, você pode criar um catálogo de endereços de grupo que permite criar, editar e compartilhar facilmente contatos com o seu grupo. Dessa forma, você economizará muito tempo e esforço. Primeiro, você precisa criar um grupo, caso ainda não o tenha feito, acessando Settings (Configurações) -> Groups (Grupos) -> Create a group (Criar um grupo) OU -> Join an Existing group (Participar de um grupo existente).

A partir daí, vá para a ferramenta Contatos no canto superior esquerdo, clique em espaço de trabalho privado e selecione seu grupo.

Sincronização com o Outlook

Você pode sincronizar seus contatos com o cliente de e-mail Outlook. A configuração é muito simples, pois o Outlook 2013 e os mais recentes sincronizam diretamente com o Mailfence. Para obter as etapas exatas, visite nossa base de conhecimento.

Sincronização de CardDAV

Se você estiver usando um software de terceiros compatível com CardDAV e quiser continuar a usá-lo , poderá sincronizá-lo com o Mailfence. O CardDAV é um protocolo de catálogo de endereços que permite que você acesse e compartilhe dados de contato por meio de um servidor. Para obter mais informações sobre o CardDAV, consulte o artigo da Wikipedia sobre ele.

Importar/Exportar contatos

Para importar ou exportar contatos, primeiro selecione seu espaço de trabalho privado ou grupos. Em seguida, clique no menu de ação (3 pontos na barra superior) e selecione a opção importar ou exportar. Você também pode exportar um contato clicando com o botão direito do mouse sobre ele.

Faça backup dos seus contatos

Ser um usuário pagante oferece muitos benefícios, como fazer o backup de seus contatos com apenas alguns cliques. Vá para Configurações -> Geral -> Backup -> Escolha a opção Contatos.

Recursos avançados

Console do administrador

O console de administração é um recurso que permite que você criee gerencie usuários. Uma das muitas possibilidades do console de administração é que ele permite que você gerencie usuários. Esse recurso é especialmente útil para proprietários de empresas que precisam de várias contas. Você pode acessar o console de administração se for um usuário pagante e ir para Configurações -> Admin -> Users. Para obter mais detalhes , consulte nosso blogpost dedicado.

Mensagens instantâneas

Outra grande vantagem de ter um grupo é o recurso de mensagens instantâneas (IM). Ele permite que você envie mensagens instantâneas para os membros do grupo. Isso lhe dá mais flexibilidade, pois você nem sempre tem tempo para enviar um e-mail. No entanto, o IM não armazena registros, o que significa que se você enviar algo pelo bate-papo e depois fechar a janela, a mensagem será perdida para sempre, portanto, certifique-se de salvar a mensagem, se ela for importante, antes de fechar a janela do IM.

Observação: todos os membros devem ter uma assinatura paga.

Recursos de suporte do Mailfence

Base de conhecimento (KB)

A base de conhecimento do Mailfence ou KB, como gostamos de chamá-la, é o site de suporte dedicado do Mailfence. Aqui você encontrará perguntas frequentes e artigos de instruções. Esses artigos têm o objetivo de responder imediatamente à sua pergunta específica. Se você quiser obter mais informações sobre a sua dúvida, há sempre um link para o post do blog em questão. Você pode usar a barra de pesquisa no meio para a sua consulta ou pode navegar pelas diferentes categorias. Atualmente, a KB está disponível apenas em inglês.

Se algo não tiver sido respondido OU se você tiver ideias sobre algo que deveríamos ter abordado, envie-nos um e-mail para o suporte[at]mailfence.com.

Ajuda on-line

A ajuda on-line pode ser acessada por meio da interface do Mailfence. Clique no retrato de seu perfil no canto superior direito e selecione “Ajuda on-line”. A ajuda on-line contém uma explicação detalhada de cada um dos recursos das ferramentas do Mailfence. Ela é personalizada para sua conta e contém as configurações exatas de sua conta.

Se você não conseguir encontrar o que está procurando, clique no botão entre em contato conosco na parte inferior da página. Isso permitirá que você envie um tíquete de suporte. Forneça uma descrição detalhada do seu problema.

Documentação on-line

Nossa terceira fonte de suporte ao cliente é a documentação on-line, na qual você encontrará explicações detalhadas sobre cada um dos recursos das ferramentas do Mailfence. Ela está disponível em seis idiomas. Inglês, francês, holandês, alemão, espanhol e português.

Departamento de suporte ao cliente

Nossa quarta e última fonte de suporte ao cliente é o departamento de suporte ao cliente. Nossa equipe é formada por pessoas multiculturais e multilíngues que têm como missão responder a todas as suas dúvidas. Se você não encontrar o que está procurando em outras fontes de suporte ao cliente, envie-nos um e-mail.

Considerações finais sobre o guia definitivo do Mailfence.

Elaboramos este guia para você e esperamos que ele tenha dado resultado. A esta altura, você já deve estar mais familiarizado com o Mailfence e seus recursos. Caso contrário, informe-nos sobre o que você gostou e o que não gostou em nosso guia Ultimate Mailfence. Se você gostar desse tipo de conteúdo explicativo, continuaremos a criar versões resumidas e mais interativas.

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– Equipe do Mailfence