Mailfence es una solución repleta de montones de funciones. Por eso hemos creado LA guía definitiva para ayudarte a utilizar nuestra solución sin problemas.

Primeros pasos con Mailfence

Una vez que te registres y confirmes tu dirección de correo electrónico de notificación. Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña y estarás a un paso de crear tu propia dirección de correo electrónico Mailfence.

Primero, elige un alias en el menú desplegable de la izquierda. Luego, a la derecha, elige entre los diferentes dominios disponibles.

Mailfence tiene 4 herramientas: Mailfence Email, Mailfence Calendario, Mailfence Documentos y Mailfence Contactos. Los Grupos de Mailfence te permiten colaborar con otros usuarios de Mailfence.

Correo electrónico Mailfence

Cómo redactar un correo electrónico

Haz clic en el componente Correo electrónico y, a continuación, en el botón azul «Nuevo».

A partir de ahí, rellena los campos Asunto y Para. Escribe tu mensaje. ¿El correo electrónico te parece demasiado aburrido? El formato de texto enriquecido va a ser tu nuevo mejor amigo. Para activar el Formato de texto enriquecido, haz clic en el retrato de tu perfil en la parte superior derecha -> Configuración -> Mensajes -> General -> Formato -> Formato de texto enriquecido.

Puedes elegir el estilo, el tamaño y el color de la fuente. Todos los correos electrónicos incluyen una firma predeterminada «enviado con https://mailfence.com». Puedes conservarla para mostrar a tus amigos que utilizas un correo electrónico seguro y privado o puedes configurar una firma personalizada.

Restablecer tu contraseña de Mailfence

Hay 2 formas de restablecer tu contraseña de Mailfence. Para más información, visita este artículo de KB.

Ajustes de formato y más

Los Ajustes generales del mensaje contienen muchas opciones para que personalices tu correo electrónico Mailfence.

Por defecto, para tu protección Mailfence no carga imágenes y otros contenidos activos de fuentes externas en los correos electrónicos recibidos. Puedes restringirlo aún más yendo a Ajustes -> Mensajes-> General -> Modo de visualización.

Te invitamos a que juegues con los ajustes y veas cuáles te convienen más.

Configura firmas personalizadas

Para configurar una firma personalizada, haz clic en el enlace de firma personalizada. Las firmas personalizadas añaden personalidad al enviar un correo electrónico. Especialmente si eres empresario. Puedes aplicarlo automáticamente en cada correo electrónico que envíes o aplicarlo manualmente.

Mantenlo todo organizado

Si piensas enviar muchos correos electrónicos, quizá quieras crear plantillas para acelerar el proceso. Además, para mantener tus carpetas ordenadas puedes crear etiquetas.

Mailfence Email viene por defecto con 5 carpetas estándar. Para crear una carpeta adicional, simplemente haz clic con el botón derecho en una de las carpetas y selecciona «Nueva carpeta». Más información sobre la gestión de carpetas.

Qué son los Filtros y cómo utilizarlos

Los filtros son reglas que puedes implementar en tus mensajes para realizar determinadas acciones. Por ejemplo, puedes establecer Filtros para poner en la lista negra determinados dominios/direcciones de correo electrónico.

Nota: No disponible en el plan gratuito.

Listas blancas: cómo funcionan

Las listas blancas te permitirán desactivar el filtro antispam en los dominios y direcciones de correo electrónico de los que desees absolutamente recibir correo electrónico. Cuando un correo electrónico acaba en tu carpeta de spam, la inclusión en la lista blanca de su dirección de remitente o dominio garantiza que los futuros correos electrónicos no vuelvan a acabar en la carpeta de spam.

Nota: Esta función es sólo de pago.

Direcciones de correo electrónico con dominios personalizados

Otra potente función de Mailfence es la posibilidad de crear una dirección de correo electrónico con tu propio dominio personalizado. Tener tu propio dominio personalizado añade profesionalidad, carácter y credibilidad.

Si tienes un negocio, es absolutamente imprescindible. 2 puntos clave antes de pasar al siguiente punto:

Utilizar nuestra barra de búsqueda

Hemos implementado una búsqueda que se puede utilizar para acceder fácilmente a correos electrónicos, documentos, eventos del calendario y mucho más. Se encuentra justo al lado del retrato de tu perfil.

¿Cómo funciona? Si no has seleccionado una herramienta (Panel de Bienvenida o Configuración), la herramienta Buscar realizará una búsqueda en todos los componentes de Mailfence. De lo contrario, la búsqueda sólo se aplicará a la herramienta específica que estés utilizando: por ejemplo, el Correo electrónico de Mailfence. También puedes utilizar filtros avanzados para restringir la búsqueda. Haz clic en el menú desplegable situado junto al término de tu búsqueda. Puedes ver los filtros más arriba.

Aplicación móvil Mailfence

Nuestra aplicación móvil es un buen compañero si quieres acceder a tu cuenta mientras te desplazas. Todo el mundo puede utilizar nuestra aplicación, incluso los usuarios gratuitos.

Si quieres instalar nuestra aplicación móvil, puedes ir directamente a los pasos de instalación.

Sincronizar Mailfence con clientes de correo electrónico

Una de las muchas ventajas de Mailfence es que puedes utilizarlo con todas tus herramientas favoritas. Hemos diseñado Mailfence pensando en la interoperabilidad, para que puedas sincronizar nuestra solución sin problemas y sin esfuerzo. Puedes sincronizar Mailfence mediante IMAP, POP y Exchange ActiveSync. Cada protocolo tiene pros y contras, por lo que te recomendamos encarecidamente que consultes nuestro análisis sobre ellos.

¿Qué hay que tener en cuenta al sincronizar Mailfence con clientes de terceros? Comprueba si admiten los protocolos que nosotros admitimos, pero comprueba también si los clientes de correo electrónico admiten OpenPGP para que puedas enviar correos cifrados a través de su cliente de correo electrónico. Aquí tienes una lista de clientes que admiten OpenPGP.

Nota: Esta función es sólo de pago.

Comparte tu buzón

Un valor añadido de un buzón compartido es que no tienes que iniciar sesión en dos cuentas distintas, sólo tienes que utilizar nuestra función de buzón compartido y tendrás acceso a un 2º buzón. Esto permite una colaboración fluida entre compañeros, ya que no necesitas compartir credenciales de inicio de sesión.

Para configurar un buzón compartido, consulta este artículo de KB. Una vez hecho esto, podrás acceder al buzón compartido:

Nota: Esta función requiere que tengas un plan PRO.

Firmas digitales

¿Quieres llevar la seguridad un paso más allá? Entonces utiliza la encriptación de extremo a extremo combinada con firmas digitales. ¿Cómo funcionan las firmas digitales? Para empezar, garantizan que el remitente es quien dice ser y no un impostor. En segundo lugar, el mensaje no ha sido manipulado en tránsito, por lo que puedes abrir sus archivos adjuntos o simplemente leerlo con total confianza. Por último, el remitente no puede negar que no envió el mensaje.

Migra tus mensajes

Puedes utilizar la función de importación para importar mensajes de otro proveedor en formato EML. Actualmente, la función de importación no está pensada para archivos grandes, la capacidad máxima es de 45MB. Si eso es demasiado poco, también puedes mapear tu cliente a través de IMAP. El mapeo a través de IMAP es sólo una función de pago.

Si estás migrando desde Outlook o Gmail, puedes seguir fácilmente los pasos de los artículos enlazados y migrar a Mailfence. El mismo proceso se aplica a otros proveedores como Tutanota o Protonmail.

Haz copias de seguridad de tus correos electrónicos

Si tienes una suscripción de pago, puedes hacer fácilmente una copia de seguridad de tus correos electrónicos. Sólo tienes que ir a Configuración -> General -> Copia de seguridad. Esta opción permite exportar hasta 250 MB en un momento dado. Alternativamente, si quieres exportar una tonelada de mensajes puedes exportarlos vía IMAP.

Conceptos básicos de encriptación

Hemos dejado lo mejor para el final, con Mailfence puedes encriptar simétrica o asimétricamente.

El cifrado simétrico establece una contraseña para cifrar tu mensaje. Tienes que compartir esa contraseña (por SMS, redes sociales, mensajería instantánea, en persona) para que el destinatario pueda descifrar el mensaje. Además, puedes establecer una pista de contraseña para ayudar al destinatario, pero hazte un favor a ti mismo no haciéndola demasiado obvia.

Con la encriptación asimétrica, encriptas el mensaje con la clave pública del destinatario y éste lo desencripta con su clave privada. Te recomendamos encarecidamente que consultes nuestros blogposts dedicados a los 2 métodos de encriptación.

El método que elijas dependerá de lo que prefieras. Nuestro artículo sobre cifrado simétrico frente a asimétrico te ayudará a aclarar las cosas.

Grupos Mailfence

Los Grupos de Mailfence te permiten a ti y a tu equipo colaborar de forma eficiente. Así no tendrás que recurrir a servicios de grupos externos que te rastrean a ti y a tu equipo.

Los grupos te permiten hacer lo siguiente:

Para crear un grupo, haz clic en el retrato de tu perfil -> Configuración -> Grupos -> Crear un grupo O Únete a un grupo existente.

Para ver la lista completa de capacidades de los Grupos de Mailfence, visita nuestra página de documentación que describe cada detalle de la función de grupo.

Guía definitiva sobre Documentos Mailfence

Mailfence Documentos es un espacio de almacenamiento y edición de documentos. Al igual que Mailfence Email, tiene muchas funciones que potencian la colaboración y la comodidad. Por ejemplo, puedes dar derechos específicos a los miembros del grupo para que tengan acceso directo a un documento compartido o puedes configurar un disco virtual, para acceder a los documentos almacenados en la nube directamente desde tu máquina.

Conceptos básicos de los documentos

Para empezar, ve al componente Documentos. Haz clic en el botón azul «Nuevo» y sube o crea un nuevo documento. Ahora veamos qué puedes hacer después de subir tu primer documento.

Antes hemos hablado del disco virtual, que te permite acceder a los Documentos de Mailfence sin ni siquiera estar en la interfaz de Mailfence. Haz clic en el Retrato de tu perfil en la parte superior derecha -> Configuración. Desplázate hacia abajo hasta que veas la opción Documentos-> Disco virtual, como se muestra a continuación. Por último, haz clic en tu sistema operativo y sigue las instrucciones en pantalla.

Una vez que perteneces a un grupo, es muy sencillo. Sólo tienes que ir a la herramienta Documentos de Mailfence y seleccionar tu grupo en el menú desplegable.

Una vez que selecciones el grupo podrás ver los documentos de tu grupo y, si tus derechos lo permiten, podrás editarlos o eliminarlos. Para comprobar tus derechos de acceso, simplemente haz clic con el botón derecho del ratón en un documento del grupo y haz clic en derechos de acceso.

Edición y colaboración en línea

Si estás suscrito a uno de nuestros planes de pago, tendrás la opción de editar documentos en línea sin tener que descargarlos. Para comprobar si puedes editar en línea, simplemente haz clic con el botón derecho en un documento y haz clic en «Editar en línea». Lo bueno de esta función es que no necesitas MS Office ni ningún software de edición de documentos. Además, tú y tu equipo podéis editar juntos el mismo documento al mismo tiempo.

Existen algunas limitaciones, por ejemplo, la función de edición en línea admite el autoguardado, pero habrá ocasiones en las que tendrás que guardar manualmente. Por último, la capacidad máxima permitida del documento debe ser de 10 MB.

Función de carpeta desplegable

Con la función de soltar carpeta, puedes enviar fácilmente un documento a un miembro del grupo en cuestión de segundos. Esto es útil porque puedes enviar un documento de forma segura sin tener que enviarlo por correo electrónico. También crea una copia para ti cuando sueltas ese documento, de modo que no te veas afectado por ningún cambio en el documento.

Convertir a PDF

Con Mailfence no tienes que recurrir a servicios adicionales para hacer una conversión a PDF. Tenemos uno incorporado. Basta con hacer clic con el botón derecho del ratón en el documento elegido y elegir la opción final «Convertir a PDF».

Nota: esta función es sólo de pago.

Acceso público

Puedes compartir públicamente documentos con la función de acceso público. Supongamos que quieres compartir un caso práctico con tus colegas/amigos. Todo el mundo puede ver este documento compartido públicamente, incluso los que no son usuarios de Mailfence, y sin autenticación.

Presta atención a lo que compartes, por favor, no compartas documentos con información sensible.

Migra tus Documentos a Mailfence

¿Vienes de otro proveedor? Puedes migrar documentos mediante WebDAV. Es una extensión de HTTP que permite a los clientes realizar la autoría de contenidos web. Básicamente, te permite cambiar o mover documentos en un servidor.

Si estás migrando desde Google drive o One-drive puedes leer nuestro artículo dedicado.

Si estás migrando desde otro servicio, aún puedes conectarte a ese servicio si tiene un servidor WebDAV. Ve a Configuración -> Documentos-> Almacenamiento externo.

Haz copias de seguridad de tus documentos

Si eres usuario de pago puedes ir a Configuración -> General -> Copia de seguridad y hacer clic en Documentos. También puedes hacer una copia de seguridad de tus documentos en tu herramienta Documentos.

Guía definitiva del Calendario Mailfence

En esta sección responderemos a preguntas como qué es el Calendario de Mailfence y qué puedes hacer con él. La herramienta Calendario de Mailfence es algo más que un calendario donde puedes hacer eventos, es una herramienta colaborativa donde puedes coordinarte con tu equipo. Puedes crear encuestas e invitar a tu equipo a participar. Puedes compartir tu calendario públicamente, lo que significa que no tienes que dar derechos a cada persona para ver ese calendario. Por último, también puedes organizar reuniones. Vamos a desglosar todas y cada una de las funciones del Calendario de Mailfence.

Cómo empezar con tu Calendario Personal

Para empezar con tu calendario personal ve al componente Calendario. Allí podrás crear un calendario o una encuesta. Hay una gran variedad de cosas que puedes hacer:

Acceder a otros calendarios

En el Calendario de Mailfence, también puedes ver, editar y acceder a otros calendarios. Dicho calendario puede ser un calendario de grupo al que pertenezcas o incluso un calendario externo de servicios como Outlook y Google Calendar.

También puedes ver los eventos de calendario de los miembros de tu grupo. Por defecto, podrás ver sus franjas horarias ocupadas y no los detalles reales de sus eventos de calendario. El propietario de un calendario puede dar derechos de acceso adicionales a los miembros del grupo. Puede conceder el derecho de LECTURA, que permite a los miembros del grupo leer los detalles de los eventos. Si se te ha concedido el derecho de Lectura y Escritura, no sólo podrás ver, sino también editar y borrar los eventos del calendario.

Crear varios calendarios

Normalmente, Mailfence te permite tener un calendario personal. Sin embargo, puedes tener varios calendarios creando un grupo y utilizando los calendarios del grupo como tus calendarios.

Calendarios de grupo y colaboración

La colaboración está en el corazón del Calendario de Mailfence, puedes programar sin problemas eventos de grupo, encuestas o incluso reuniones. Puedes invitar fácilmente a todos los miembros de tu grupo con sólo pulsar un botón. Para que esto funcione, primero tienes que asegurarte de que perteneces a un grupo.

Reuniones y encuestas

¿Qué es una reunión? Es un evento de calendario que tiene participantes. Los eventos de calendario se convierten en reuniones automáticamente una vez que invitas a los participantes. Todo lo que tienes que hacer es crear un nuevo evento de calendario y, en la parte derecha, seleccionar añadir un participante.

Con Mailfence Encuestas no tendrás que recurrir a servicios de encuestas en línea que te rastrean sin cesar y venden tus datos a otros servicios. Puedes invitar fácilmente a miembros de tu lista de contactos y programar tus reuniones sin complicaciones. Lo mejor de todo es que los participantes no necesitan una cuenta de Mailfence para participar.

Recordatorios y tipos de recordatorios

¿Qué clase de calendario sería si no tuviera recordatorios? Hay 3 tipos de recordatorios: por correo electrónico, emergentes dentro de la mensajería instantánea o por SMS. Una vez que hayas configurado tu evento, puedes elegir uno de los 3 recordatorios. Nota: los recordatorios emergentes y por SMS sólo están disponibles para los usuarios de pago.

Sincronización móvil

Puedes sincronizar tu dispositivo móvil, tanto si utiliza Android como iOS, para que pueda acceder a Mailfence mediante el protocolo Exchange ActiveSync.

Sincronización con Outlook

También puedes Sincronizar Outlook con Mailfence. Tu cuenta de Mailfence se añadirá a tu cliente Outlook. Ten en cuenta que los datos que ya estén presentes en Outlook, no serán visibles para Mailfence, tendrás que importarlos manualmente.

Sincronización con Thunderbird

Si prefieres un cliente de correo electrónico más centrado en la privacidad, te tenemos cubierto. De hecho, preferimos las alternativas centradas en la privacidad al software de las grandes empresas tecnológicas.

Puedes sincronizar tu Calendario con Thunderbird siguiendo los pasos de nuestra Base de conocimientos.

Acceso de lectura-escritura con CalDAV

¿Qué es CalDAV? CalDAV es un protocolo de acceso que te permite sincronizar Mailfence con software de calendario de terceros.

Importación y exportación

Puedes importar fácilmente eventos del calendario. Asegúrate de que están en formato iCAL/vCAL.

Haz una copia de seguridad de tu Calendario

Ser usuario de pago te da muchas ventajas, como la posibilidad de hacer copias de seguridad de tus calendarios con 5 simples clics. Ve a ajustes -> General -> Copia de seguridad -> Elige la opción calendario.

Guía definitiva de contactos de Mailfence

Esta sección te explicará qué es el componente Contactos de Mailfence y qué puedes hacer con él. Contactos de Mailfence es una herramienta de gestión de contactos que te permite almacenar y editar contactos y mucho más. Es más que una simple libreta de direcciones. Con Contactos de Mailfence puedes crear listas que te permiten enviar correos electrónicos a una lista de contactos sin tener que escribir un destinatario cada vez. También puedes tener una libreta de direcciones de grupo en la que puedes colaborar con tu equipo/familia o amigos.

Primeros pasos con los Contactos de Mailfence

Para empezar, sólo tienes que ir a la herramienta Contactos y hacer clic en el botón azul «Nuevo» para añadir un contacto si aún no lo has hecho. Además, una vez que estés en la sección de edición de tu contacto, podrás añadir comentarios, archivos adjuntos, cumpleaños, detalles de la dirección y mucho más. También puedes comprobar los datos de tu contacto. Esta función envía un correo electrónico pidiendo al contacto que revise sus datos. Un hipervínculo en este correo electrónico permite a este contacto ver y editar los datos. Sólo esta persona podrá ver y editar todos los datos (excepto la zona de comentarios, invisible). Aquí tienes una lista de cosas que puedes hacer con Contactos de Mailfence:

Qué son las listas de distribuición y cómo crearlas

Una lista de distribución o una lista de contactos es una lista con varios contactos en ella que te permite agrupar contactos fácilmente y enviarles correos electrónicos. En lugar de escribir los destinatarios uno por uno en CCO o CC, puedes importar tus contactos una vez y luego crear una lista de distribución. También puedes enviar un fax o un SMS.

Libreta de direcciones de grupo y funciones de colaboración

Utilizando nuestra función de grupo puedes crear una libreta de direcciones de grupo que te permita crear, editar y compartir contactos fácilmente con tu grupo. Así te ahorrarás mucho tiempo y esfuerzo. En primer lugar, tienes que crear un grupo si aún no lo has hecho yendo a Configuración -> Grupos -> Crear un grupo O -> Unirse a un grupo existente.

Desde ahí, ve a la herramienta Contactos, en la parte superior izquierda, haz clic en espacio de trabajo privado y selecciona tu grupo.

Sincronización con Outlook

Puedes sincronizar tus contactos con el cliente de correo electrónico Outlook. La configuración es muy sencilla, ya que Outlook 2013 y posteriores se sincronizan directamente con Mailfence. Para conocer los pasos exactos, visita nuestra Base de conocimientos.

Sincronización CardDAV

Si utilizas un software de terceros compatible con CardDAV y quieres seguir utilizándolo , puedes sincronizarlo con Mailfence. CardDAV es un protocolo de libreta de direcciones que te permite acceder y compartir datos de contactos a través de un servidor Para más información sobre CardDAV echa un vistazo al artículo de Wikipedia sobre él.

Importar/Exportar contactos

Para importar o exportar contactos, primero selecciona tu espacio de trabajo privado o grupos. Luego haz clic en el menú de acciones (3 puntos en la barra superior) y selecciona la opción importar o exportar. También puedes exportar un contacto haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre él.

Haz una copia de seguridad de tus contactos

Ser usuario de pago te da muchas ventajas, como hacer copias de seguridad de tus contactos en unos pocos clics. Ve a Ajustes -> General -> Copia de seguridad -> Elige la opción Contactos.

Funciones avanzadas

Consola de administración

La consola de administración es una función que tepermite crear y gestionar usuarios. Una de las muchas posibilidades de la consola de administración es que te permite gestionar usuarios. Esta función es especialmente útil para los propietarios de empresas que necesitan varias cuentas. Puedes acceder a la consola de administración si eres un usuario de pago y entrando en Configuración -> Admin -> Usuarios. Para más detalles , consulta nuestro blogpost dedicado.

Mensajería instantánea

Otra gran ventaja de tener un grupo es la función de mensajería instant ánea (MI). Te permite enviar mensajes instantáneos a los miembros de tu grupo. Esto te da una mayor flexibilidad, ya que no siempre tienes tiempo de enviar un correo electrónico. Sin embargo, la MI no almacena registros, lo que significa que si envías algo a través del chat y luego cierras la ventana, se perderá para siempre, así que asegúrate de guardar el mensaje si es importante antes de cerrar la ventana de MI.

Nota: todos los miembros deben tener una suscripción de pago.

Recursos de soporte de Mailfence

Base de conocimientos (KB)

La base de conocimientos de Mailfence o KB, como nos gusta llamarla, es el sitio web de soporte dedicado de Mailfence. Aquí encontrarás las preguntas más frecuentes y artículos prácticos. Estos artículos están pensados para responder inmediatamente a tu consulta específica. Si quieres más información sobre tu consulta, siempre hay un enlace al artículo del blog en cuestión. Puedes utilizar la barra de búsqueda del centro para tu consulta o navegar tú mismo por las distintas categorías. Actualmente, la KB sólo está disponible en inglés.

Si algo no está respondido O si tienes ideas sobre algo que deberíamos haber cubierto, envíanos un correo a support[at]mailfence.com.

Ayuda en línea

Puedes acceder a la ayuda en línea a través de la interfaz de Mailfence. Haz clic en el retrato de tu perfil en la parte superior derecha y luego selecciona «Ayuda en línea» La ayuda en línea contiene una explicación detallada de todas y cada una de las funciones de las herramientas de Mailfence. Está personalizada para tu cuenta y contiene la configuración precisa de la misma.

Si no encuentras lo que buscas, haz clic en el botón «Ponte en contacto con nosotros» situado en la parte inferior de la página. Te permitirá enviar un ticket de soporte. Por favor, danos una descripción detallada de tu problema.

Documentación en línea

Nuestra tercera fuente de asistencia al cliente es la documentación en línea, donde encontrarás explicaciones detalladas de todas y cada una de las funciones de las herramientas Mailfence. Está disponible en 6 idiomas. Inglés, francés, holandés, alemán, español y portugués.

Servicio de atención al cliente

Nuestra cuarta y última fuente de atención al cliente es el departamento de atención al cliente. Nuestro equipo está formado por personas multiculturales y multilingües cuya misión es responder a todas tus preguntas. Si no encuentras lo que buscas en otras fuentes de atención al cliente, envíanos un correo electrónico, nos encantaría saber de ti.

Reflexiones finales sobre la guía definitiva de Mailfence.

Hemos creado esta guía para ti, y esperamos que te haya servido. A estas alturas ya deberías estar más familiarizado con Mailfence y sus funciones, si no es así, por favor, dinos qué te ha gustado y qué no de nuestra guía definitiva de Mailfence. Si te gustan este tipo de contenidos explicativos, seguiremos haciendo versiones abreviadas y más interactivas de ellos.

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– Equipo Mailfence